cara membuat rencana presentasi

Presentasi adalah suatu kegiatan berbicara dihadapan banyak hadirin. Presentasi merupakan kegiatan yang lazim dilakukan untuk menyebarkan informasi, baik informasi konseptual maupun informasi procedural. Kemahiran presentasi merupakan kebutuhan, maka mahasiswa dilibatkan dalam melakukan presentasi, mulai dari menyusun bahan, membuat alat peraga dengan bantuan teknologi informasi, menyajikannya dan merevisi berdasarkan umpan balik dari hadirin.

A.  Tahap Penyampaian Presentasi

Presentasi umumnya dilaksanakan di suatu ruang rapat atau seminar dihadapan beberapa peserta. Tahap penyampaian presentasi adalah sebagai berikut:

1.  Tahap persiapan

Presentasi disampaikan di depan audiens/hadirin/publik dari beberapa golongan, maka diperlukan teknik komunikasi untuk menyakinkan bahwa audiens dapat mendengar uraian yang kita sampaikan. Uraian lisan hanya dapat didengar satu kali oleh hadirin, tidak dapat diulang melalui lembaran-lembaran cetak, maka presenter harus menjaga agar hadirin memusatkan perhatian selama presentasi berlangsung untuk itu diperlukan analisis audiens. Langkah-langkah yang perlu dilakukan dalam tahap persiapan sebagai berikut:

a.   Menetapkan tujuan presentasi

Presentasi disesuaikan dengan tujuan atau alasannya. Presentasi seorang manejer sumber daya manusia, misalnya, berorientasi kepada kebijaksanaan, prosedur dan manfaat pembinaan personil perusahaan. Seorang konsultan berorientasi pada presentasi analisis tentang manfaat berbagai proposal. Seorang peneliti berorientasi pada keabsahan metode dan temuan penelitian untuk mendapatkan penilaian dari audiens.

b.  Analisis audiens/hadirin

Sifat audiens berpengaruh terhadap strategi untuk mencapai tujuan presentasi, karena itu analisis audiens merupakan elemen penting yang perlu diperhatikan dalam persiapan presentasi. Yang perlu diperhatikan dalam analisis audiens, yaitu :

1)    Jumlah dan komposisi audiens

a)    Memperkirakan jumlah audiens yang akan mengikuti presentasi.

b)   Mengetahui latar belakang profesi dan agama.

c)    Menganalisis bauran pria dan wanita, tingkat usia, kelompok sosial dan etnis, serta tingkat ekonomi dan pekerjaan.

2)   Kemungkinan reaksi audiens

a)    Menganalisis alasan audiens mengikuti presentasi.

b)   Memastikan sikap audiens secara umum pada topik presentasi:

                              (1)    Memastikan minat audiens (sangat tertarik, tertarik, atau tidak tertarik) pada topik presentasi.

                             (2)    Meninjau reaksi audiens terhadap informasi yang sama dengan yang telah mereka dengar pada waktu yang lalu.

                             (3)    Mengetahui bagian materi presentasi yang mungkin dapat menyebabkan kesulitan bagi audiens.

c)    Memprediksi respon audiens

                              (1)    Mencatat manfaat yang diperoleh audiens dari pesan yang mereka dapatkan.

                             (2)    Merumuskan ide yang paling mungkin mendapat reaksi positif dari audiens.

                             (3)    Mengantisipasi kemungkinan timbulnya pertanyaan yang mencerminkan rasa keberatan audiens.

                             (4)    Menganalisis hal-hal yang terburuk yang mungkin terjadi dan cara meresponnya.

3)   Tingkat pemahaman audiens

a)    Mengetahui apakah audiens telah mengetahui sesuatu tentang pokok bahasan dalam presentasi.

                              (1)    Mengetahui kesetaraan tingkat pengetahuan audiens.

                             (2)    Mempertimbangkan pengetahuan audiens tentang kosa kata yang digunakan dalam presentasi.

b)   Memperkirakan tingkat kemampuan audiens untuk memahami pesan dan presentasi.

c)    Mempertimbangkan bauran konsep umum dan rincian khusus yang akan diterangkan.

4)   Hubungan audiens dengan pembicara

a)    Menganalisis cara audiens bereaksi terhadap pembicara.

b)   Mengetahui sikap audiens untuk dapat menjadi akrab, berpikir terbuka atau  kurang ramah terhadap maksud pembicara.

c)    Mengetahui cara audiens memberi respon

                              (1)    Mengetahui yang diinginkan audiens.

                             (2)    Mempertimbangkan kemungkinan sikap audiens terhadap organisasi/lembaga yang diwakili oleh pembicara.

c.   Membuat rencana presentasi

Perencanaan komusikasi lisan tidak berbeda dari tulis, menetapkan ide pokok, menyusun pesan, membuat kerangka, memperkirakan jangka waktu, dan menetapkan gaya yang paling efektif. Pada setiap tahap, perencanaan didasarkan pada pengetahuan pembicara terhadap audiens.

d.  Menentukan ide pokok

Ide pokok atau tema presentasi dapat menunjukkan cara audiens mendapat manfaat dari presentasi. Untuk itu, perlu dicari kalimat yang menghubungkan pokok pembicaraan dengan tujuan pada kerangka referensi audiens, seperti slogan yang banyak digunakan dalam periklanan. Misalnya, Penataan kembali departemen data akan meningkatkan kualitas pelayanan pada tingkat biaya yang rendah.

e.   Menyusun pesan

Penyusunan pesan dimulai dari gagasan pokok yang telah ditetapkan. Jika waktu yang tersedia singkat, materi harus ringkas. Uraian presentasi terdiri atas tiga bagian, yaitu :

1)    Pembukaan

Saat memulai presentasi, presenter harus menyiapkan audiens untuk siap menerima pesan yang akan disampaikan, juga harus mampu membangkitkan minat audiens. Cara dapat dilakukan ialah:

a)    Cerita human interest tentang pengalaman ringan yang menarik dan menyegarkan suasana.

b)   Mengungkapkan hal atau pernyataan yang mengundang surprise.

c)    Memberikan data statistik yang mengejutkan.

d)   Menyisipkan humor yang sesuai.

e)   Mengutip pernyataan pakar yang terkenal.

f)    Jika mungkin, menampilkan film/gambar dengan multi media (liquid crystal display atau LCD/infocus).

2)   Isi presentasi

Presentasi dibagi kedalam bagian-bagian yang berimbang, misalnya waktu, tempat, faktor, kombinasi. Setiap informasi dipresentasikan dalam hubungan dengan butir-butir yang penting dengan transi.

3)   Kesimpulan

Pada akhir presentasi, pembicara menyajikan semua butir yang merupakan bagian penting presentasi dan mengakhiri dengan kesimpulan. Penutupan presentasi dapat disajikan dengan strategi berikut:

a)    Ungkapan kembali pokok-pokok pembicaraan.

b)   Berikan ringkasan butir-butir inti pembicaraan.

c)    Berikan saran untuk melakukan suatu tindakan yang sesuai dengan pokok-pokok presentasi.

d)   Ungkapan suatu tantangan.

e)    Gunakan kutipan ringkasan.

f.   Menyiapkan bahan presentasi dengan multi media

Dalam era teknologi informasi ini, presentasi dengan multi media sudah merupakan keharusan dan kebutuhan karena

1)    Presentasi akan lebih menarik, karena dapat membuat manuver dalam memvariasikan teknik penyajian bahan termasuk melalui animasi.

2)   Penyaji dapat menghemat waktu karena dapat mengoreksi bahan sewaktu-waktu diperlukan.

3)   Penyaji dapat memberikan penekanan pada butir yang dikehendaki secra menarik.

4)   Penyaji diringankan dengan hanya membawa alat berupa flashdisk yang menampung bahan presentasi.

5)   Bahasa presentasi dapat sangat ringkas yang dapat membantu peserta menangkap esensi bahan yang dibahas.

6)   Pesrta dapat langsung merekam/menyalin/mengkopi bahan presentasi yang diperlukan.

Agar manfaat multi media dapat dinikmati, perlu disiapkan dengan baik, dengan langkah-langkah berikut:

1)    Tentukan butir-butir terpenting dari bahan yang dibahas, penyebutan butir hendaknya tidak terlalu singkat, tapi juga bukan suatu elaborasi karena elaborasi akan disampaikan dalam lisan.

2)   Atur butir-butir agar alur penyajian runtut dan runut (koheren dan kohesif).

3)   Kerangka pikir perlu diungkapkan dalam bagian alir.

4)   Tulisan semuanya dalam bingkai power point dengan ukuran huruf/gampar yang memadai.

5)   Pilihlah rancangan tayangan salindia (slide show) yang cocok (kontras warna sangat penting, begitu juga animasi).

6)   Uji coba tayangan untuk memastikan bahan yang disajikan terbaca oleh peserta dalam ruangan yang tersedia. Dalam halini perlu dipastikan ukuran huruf dan kombinasi/kontras warna, jangan sampai dekorasi lebih menarik daripada butir bahasan.

7)   Cetak bahan untuk dipakai sebgai pegangan dalam penyajian.

g.  Membuat ikhtisar

Sebuah ikhtisar yang baik merupakan keharusan dalam mempersiapkan pembicaraan. Siapkan catatan-catatan pada kartu terlebih dahulu, kemudian susun menurut tingkat kepentingan informasi. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat ikhtisar, yakni:

1)    Membangkitkan dan Menarik Minat

Keberhasilan pembicaraan dalam sebuah presentasi ditentukan oleh sejauh mana pembicara mampu membangkitkan dan menarik minat audiens. Misalnya dengan menyisipkan cerita menarik, juga memberikan tekanan pada ide-ide baru, atau dengan pengalaman diri disertai berbagai contoh, serta menyajikan angka-angka statistik.

2)   Seni Berbicara

Pembicaraan akan lebih menarik jika dilakukan tanpa teks sehingga pembicara leluasa mengolah kata dengan tidak formal. Namun, tidak semua pembicaraan dapat dilakukan tanpa teks. Apapun metode yang digunakan hendaknya diupayakan berbicara dengan wajar bukan membaca atau berdeklamasi. Dalam hal ini diperlukan ikhtisar sebagai panduan.

3)   Memperkirakan waktu

Pembicara harus menyesuaikan materi dengan alokasi waktu yang tersedia. Ikhtisar dapat membantu memperkirakan lama berbicara. Kemampuan rata-rata seorang pembicara ialah 125-150 kata per menit atau 7.500-9.000 per jam.

4)   Menetapkan Gaya Presentasi

Gaya informal dengan nada percakapan, untuk memotivasi peserta, dapat digunakan dalam ruang rapat yang melingkari meja dengan jumlah peserta yang terbatas. Dapat menggunakan alat bantu visual yang sederhana dan memberi kesempatan peserta untuk berbicara. Jika presentasi disampaikan dalam ruang dan jumlah peserta yang besar, digunakan gaya formal. Gaya disesuaikan dengan event, jumlah audiens, pokok presentasi, tujuan, anggaran, dan waktu. Pada presentasi formal, pembicara biasanya berdiri di atas panggung/podium dan menggunakan pengeras suara, serta menggunakan peralatan multimedia yang mutakhir.

 

                              Gambar: Tampilan yang santun dalam presentasi

2.  Tahap pengembangan presentasi

Presentasi memberikan dua faktor yang bersamaan yaitu kesempatan sekaligus tantangan. Kesempatan terjadi pada interaksi dengan audiens sehingga pembicara dapat menerima maupun menyampaikan informasi dan dapat menyesuaikan isi dengan perkembangan situasi; menyunting atau membuat lebih jelas presentasi yang disampaikan. Pembicara juga dapat memmanfaatkan ide audiens untuk mencapai kesimpulan yang dapat diterima kedua belah pihak.

Tantangannya ialah pembicara harus mempersiapkan bahan dengan cermat, seperti berikut ini.

a.   Pembukaan

Bagian ini berfungsi menarik perhatian audiens agar bersedia mendengarkan. Pembukaan perlu disusun secara kreatif, misalnya menerangkan tujuan dan pengembangan presentasi, analisis audiens. Pembicara sering mengabaikan bagian ini karena yang dipikirkan adalah materi presentasi. Berbicara di depan audiens tidak berbeda dengan berkomunikasi tatap muka secara pribadi, kesan pertama begitu menggoda,, setelah itu terserah Anda. Dengan demikian, kesempatan awal berkomunikasi dapat berpengaruh positif atau negatif pada proses selanjutnya.

b.  Bagian inti presentasi

Volume presentasi dibatasi tiga sampai empat pokok bahasan untuk memastikan susunan presentasi yang jelas, cara penyampaian yang menarik, dan kecukupan waktu.

1)    Merangkai ide

Merangkai ide ditentukan oleh kata-kata yang menghubungkan bagian ide dan ide. Kalimat pendek dan paragraf ringkas dirangkaikan dengan kata penghubung. Untuk merangkaikan antarparagraf digunakan kalimat lengkap, misalnya Karena kita telah memahami permasalahannya, sekarang kita perhatikan solusinya. Setiap peralihan topik perlu mendapat penekanan, misalnya dengan meringkas pokok yang telah disampakan kemudian menyampaikan pokok berikutnya.

2)   Mengingat perhatian audiens, usaha presenter untuk mengikat perhatian audiens dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :

                      (1)    Menghubungkan pokok presentasi dengan kebutuhan audiens. Setiap orang akan tertarik pada hal-hal yang berhubunagn pribadinya maka rencanakan tiap pokok bahasan agar dipandang penting dan bernialai oleh audiens.

                     (2)    Menggunakan bahasa yang baik dan pengucapan yang jelas. Orang akan cepat bosan jika tidak dapat memahami pembicaraan, kaitkan materi dengan kenyataan kehidupan sehari-hari dengan menggunakan kata-kata yang sederhana, kalimat pendek, dan contoh konkret.

                     (3)    Menerangkan hubungan antara pokok presentasi dengan ide-ide yang mudah dipahami, dengan sesuatu yang telah dipahami/familier sehingga audiens mengingat hal yang dikemukakan presenter.

                     (4)    Cara lain ialah dengan melibatkan audiens dengan meminta pendapat atau memberikan pertanyaan. Umpan balik audiens akan membantu presenter mengetahui pemahaman audiens sebelum beralih pada pokok berikutnya. Di sini juga memberi kesempatan kepada audiens untuk beralih dari pendengar menjadi pembicara (dadakan dan sementara). Dalam hal ini, alat bantu visual sangat membangkitkan minat audiens.

c.   Penutup

Menutup tidak kalah penting dengan dengan membuka presentasi karena kosentrasi audiens tertuju pada bagian ini. Sediakan waktu sepuluh menit untuk menyampaikan kesimpulan. Perlu diberitahukan bahwa pembicaraan telah hampir berakhir agar audiens mendengarkan dengan cepat.

d.  Waktu tanya jawab

Kesempatan tanya jawab perlu disiapkan bersama dengan pembukaan, bagian inti, dan penutup, juga perlu diperhatikan sifat presentasi, waktu yang tersedia. Tanggapan yang diberikan atas tanggapan audiens selama presentasi berlangsung dapat mengganggu arus pembicaraan. Tapi setiap tanggapan dari audiens merupakan peluang dalam memperoleh informasi penting.

e.   Sarana pendukung presentasi

Walaupun penyajian presentasi yang terbaik dengan dukungan multimedia, tetapi jika diperlukan masih ada cara lain. Selain materi/naskah, diperlukan alat bantu lain demi keberhasilan presentasi. Berdasarkan penelitian, orang dapat mengingat 10% dari yang dibaca, 20% dari yang didengar, 30% dari yang dilihat, dan 50% dari yang dilihat dan didengar. Alat bantu visual yang biasa digunakan ialah:

1)    Handout

Handout merupakan lembaran kertas yang berisi ringkasan, kerangka, abstrak, laporan tertulis atau materi tambahan seperti tabel dan grafik. Handout dapat digunakan untuk mengingat pembicaraan dan ide-ide presentasi, juga dijadikan referensi dalam mengikuti presentasi.

2)   Papan tulis

Papan tulis digunakan dalam kelompok kecil peserta, untuk menguraikan ide sambil berbicara dengan tetap mamandang audiens.

3)   Flip charts

Flip charts adalah lembaran kertas yang ditempelkan pada sebuah papan penyangga. Alat bantu ini digunakan untuk menjelaskan pokok presentasi yang merupakan garis besar ikhtisar seperti grafik atau diagram dengan menuliskan langsung pada kertas dengan spidol aneka warna.

4)   Transparansi/kertas tembus cahaya

Transparansi/kertas tembus cahaya banyak digunakan pada presentasi bisnis dan akademis untuk menyajikan berbagai ilustrasi dengan overhead projector (OHP). Transparansi dapat dibuat di atas plastik khusus dengan spidol, fotokopi, atau printout komputer. Informasi dalam satu lembar jangan terlalu rumit.

5)   Slide

Slide dapat menampilkan informasi dalam bentuk foto tanpa harus banyak dikomentari. Menggunakan slide perlu dibantu oleh operator yang mampu mengkoordinir antara slide dan pembicaraan. Juga perlu diperiksa apakah alat dapat digunakan dengan baik.

6)   LCD (Liquid Crystal Display) atau infocus (multimedia)

LCD (Liquid Crystal Display) atau infocus (multimedia) adalah media iformasi dengan teknologi tinggi yang diatur dari komputer. Dengan alat ini informasi dalam bentuk apapun dapat disampaikan dengan lengkap, lebih-lebih dengan menggunakan fasilitas hyperlink yang dapat dikonfigurasikan dengan program power point. Sekarang, setiap presenter dituntut terampil membuat dan menggunakan teknik ini dalam setiap presentasi.

3.  Menguasai teknik dan seni presentasi

Bisa ala biasa, biasa ala dipaksa, demikian kata pepatah lama maka untuk keberhasilan presentasi perlu latihan yang cukup, terlebih lagi uang belum berpengalaman berhadapan dengan publik. Pengunaan teknik dan seni presentasi harus disesuaikan dengan karakter hadirin, bukan hadirin yang harus menyesuaikan dengan presenter. Misalnya dalam presentasi bisnis ada pernyataan demikian:

Membenarkan dengan fakta, membeli dengan uang.

Membenarkan dengan kondisi bisnis, membeli dengan kondisi pribadi.

Membenarkan dengan logika, membeli dengan emosi.

Latihan yang dilakukan setelah semua rencana presentasi dan alat bantunya disiapkan, dapat dilakukan dengan cara berikut.

a.    Menghafal, seluruh kata dalam naskah presentasi, hampir tidak mungkin apalagi naskah yang cukup panjang. Sebaiknya menghafal bagian pendahuluan saja.

b.    Membaca, dilakukan jika materi bersifat kompleks dan teknis. Latihan diperlukan untuk  menjaga kontak dengan audiens. Membaca naskah perlu memperhatikan nada dan irama bicara; dengan mengatur nafas dan isyarat gerakan tangan, bahkan mimik.

c.    Menggunakan catatan, dalam bentuk ikhtisar adalah cara yang paling efektif dan mudah karena akan memberi kontak banyak yang cukup banyak dengan hadirin. Jika hadirin menampakkan mimik bertanya-tanya, pembicara dapat langsung meresponsnya.

4.  Mempersiapkan presentasi

Untuk meraih sukses presentasi, pembicara harus menyiapkan baik materi maupun persiapan kepribadian/diri. Untuk menjaga hubungan dengan hadirin, peserta yang bijak menggunakan bahasa tubuh sebagai alat komunikasi non-verbalnya. Bahasa nonverbal dengan menggunakan pandangan, senyuman, sikap tubuh, dan sikap yang bersahaja lebih efektif menarik simpati hadirin. Sebagai persiapan presentasi, perhatikan hal-hal berikut.

a.    Tidak menampakkan perasaan gugup dengan tetap percaya diri karena semua materi presentasi telah disiapkan dengan cermat.

b.    Mengatur volume suara, jangan terlalu pelan atau terlalu keras, jangan terlalu cepat atau terlalu lambat.

c.    Menjaga posisi kepala untuk tetap tegak, posisi ini akan membantu memproyeksikan suara yang baik dan menjangkau audiens.

d.    Mengunakan nada percakapan, presentasi bukanlah orasi. Suara pembicara harus mencerminkan kehangatan, enak untuk didengar, dan bersahabat. Jangan bernada marah, mengkritik, dan kasar karena suasana akan rusak.

e.    Memandang kearah audiens, akan menciptakan suasana senang pada hadirin karena merasa diperhatikan. Lontarkan pandangan ke tengah, kemudian ke sebelah kanan, dan sebelah kiri. Selanjutnya, pandangan dipersempit sehingga pembicara dapat melihat ekspresi wajah setiap hadirin.

f.    Berdiri tegak dengan tenang; gaya berdiri dan gerakan tangan dapat membantu, atau bahkan sebaliknya dapat mengganggu presentasi. Jika mungkin pembicara dapat berdiri di balik podium dan meletakkan catatan di atasnya. Cara ini untuk menyembunyikan rasa gugup yang terlihat pada gemetar kertas yang dipegangnya. Jika situasi sudah dikuasai (biasanya setelah lima menit), pembicara dapat maju ke depan podium bahkan mendekati hadirin untuk menciptakan suasana akrab.

g.    Menghindari kebiasaan buruk; misalnya membasahi bibir dengan ujung lidah, membersihkan dengan ujung jari, dan bersendawa akan merusak suasana dan menurunkan kredibilitas pembicara.

h.    Gunakan durasi waktu sebatas yang diberikan; acara yang menampilkan beberapa pembicara, waktu diperhitungkan dengan cermat hingga akhir acara. Pembicara yang melampaui durasi yang diberikan akan memaksa pembicara selanjutnya untuk menyingkat pembicaraan dan memberi kesan sombong bahwa ialah yang terpenting. Untuk menghindari kemungkinan melewati waktu yang diberikan, mintalah kepada penyelenggara (moderator) untuk memberikan peringatan pada menit-menit terakhir.

i.     Memperhatikan reaksi audiens, jika hadirin menampakkan tanda-tanda kebosanan tandanya pembicara harus memberikan jeda yang menyegarkan dengan lelucon atau anekdot yang cerdas. Jika audiens letih karena acara terlambat, ada dua cara yang dapat ditempuh, yaitu berikan gaya presentasi yang menarik dan meringkas pertanyaan sebatas materi yang penting.

5.  Presenter yang Baik

Pembicaraan yang baik adalah yang memahami kemampuan audiens maka presentasi harus selalu berorientasi pada audiens. Berikut kriteria pembicara yang baik, yaitu :

a.    Mempunyai wawasan, ia mengetahui dengan tepat kekurangan dan kelebihan pada dirinya.

b.    Dapat mengetahui dan mengenal audiens serta menunjukkan kepedulian terhadap pihak yang telah memberi kesempatan untuk presentasi.

c.    Percaya bahwa audiens sedang melakukan pekerjaan yang penting dan beralasan untuk mengikuti presentasi.

d.    Senantiasa berlatih agar mampu menyesuaikan diri dengan berbagai kebutuhan informasi di pihak audiens serta bersedia memberikan jawaban atas pertanyaan audiens.

e.    Menggagap penyajian presentasinya sebagai prestasi; ia harus berusaha menarik perhatian pada pembicaraan, mampu memahami sikap audiens maka ia harus menciptakan suasana yang menyenangkan agar audiens dapat mengikuti gagasan-gagasan yang diuraikan.

f.    Dapat menerima kritik atau analisis presentasi tentang berbagai hal yang berkenaan dengan presentasi, misalnya gerak tubuh, gaya berbicara kefasihan berbahasa dan peguasaan materi.

B.  Tujuh Tips Sukses dalam Presentasi

Ada tujuh tips agar sukses dalam presentasi, yaitu :

1.  Untuk meyakinkan pendengar, jangan memilih cara  inkonvensional (tidak lazim), tapi sampaikan presentasi yang “berisi” agar bisa difahami oleh pendengar.

Hal yang sangat penting dalam memberikan presentasi adalah kemampuan persuasi dari materi yang disajikan. Hindarkanlah memakai trik atau cara inkonvensional yang kurang perlu, agar tidak mengurangi reliability dari materi yang disampaikan. Jika pendengar presentasi anda terdiri dari para ekspert, presentasi yang bersifat “menyerang”, “straight”, “smash” lebih efektif. Sebalikya, jika cara presentasi anda terlalu bertele-tele, berakibat menurunnya konsentrasi ekspert pendengar yang berusaha memahami penelitian anda. Untuk meningkatkan reliability, tidak ada jalan lain kecuali meningkatkan mutu dari materi yang dipresentasikan. Untuk itu, sebelum melakukan presentasi, diperlukan kerja keras untuk memilih, merangkai materi yang akan disajikan.

Salah satu cara yang sering ditempuh, adalah memberikan penekanan pada isi yang dianggap penting. Misalnya mengatakan “Temuan yang paling penting dalam penelitian ini adalah ….”, selanjutnya diikuti dengan penjelasan bagian yang dimaksud. Cara lain misalnya dengan beberapa kali memperlihatkan data yang penting, agar pendengar memberikan perhatian lebih terhadap data tersebut. Dengan cara tersebut, ide anda dapat tersampaikan secara efektif pada pendengar.

2.  Faktor penting dalam presentasi adalah keseluruhan ide yang disampaikan harus dapat difahami oleh pendengar

Dalam presentasi, sangat penting bahwa ide yang disampaikan dapat difahami secara keseluruhan oleh pendengar. Untuk itu, saat menyiapkan slide, pada bagian awal jelaskan item-item apa saja yang akan dibahas. Selanjutnya jelaskan secara detail masing-masing item tersebut. Hal yang sama dilakukan juga saat menjelaskan tiap item/sub bahasan. Pertama-tama jelaskan secara singkat hal apa saja yang akan dibahas, baru diikuti dengan penjelasan detail masing masing sub bahasan.

Misalnya anda ingin menjelaskan karakteristik metode yang anda teliti. Pertama-tama jelaskan ada berapakah karakteristik dari metode tersebut. Setelah itu, diikuti dengan menjelaskan masing-masing karakteristik tersebut secara berurutan dan terstruktur.

Jika anda menjelaskan hasil eksperimen, pertama-tama jelaskan bagian terpenting dari hasil tersebut dengan kalimat yang sederhana dan mudah ditangkap. Baru kemudian siapkan slide yang menjelaskan secara detail karakteristik hasil yang diperoleh.

Dengan membuat slide terstruktur seperti ini, saat anda menyampaikan presentasi, ide keseluruhan/outline dengan sendirinya akan dijelaskan pada awal dari slide presentasi. Misalnya “Pada metode ini ada tiga karakteristik yang penting. Ketiga hal tersebut. masing-masing A, B dan C. Penjelasan selengkapnya dari ketiga karakteristik tersebut adalah sebagai berikut. …… “.

3.  Pada akhir presentasi, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali point-point penting yang dipresentasikan

Pada slide terakhir, sangat dianjurkan untuk mengulas kembali bagian-bagian penting yang perlu “digarisbawahi”. Anda dapat mengawalinya dengan kalimat sebagai berikut, “Demikian telah kami jelaskan penelitian mengenai W. Sebelum menutup presentasi ini, kami ingin mengulang kembali beberapa hal dan temuan penting dalam penelitian ini”. Untuk menjelaskan per point, anda dapat memakai kalimat misalnya, “Pada studi ini, ada tiga temuan penting, yaitu X, Y dan Z.” Diikuti dengan menjelaskan masing-masing X, Y dan Z. Pemakaian kata “tiga” pada kalimat di atas, yang menunjukkan “banyaknya point” akan sangat membantu pendengar untuk memahami dan mengingat hal-hal yang akan disampaikan.

Dalam penyampaian tersebut, anda perlu memikirkan cara pengungkapan yang paling jitu, dan paling berkesan (chikara wo ireta hanashi-kata), akan tetapi tidak jangan sampai terkesan tergesa-gesa. Fikirkan dengan sebaik-baiknya point-point penting mana yang akan anda sampaikan.

- Misalnya tujuan presentasi tsb. adalah menjelaskan suatu metode, maka point yang penting untuk diulang adalah segi : keunggulan dan originality.

- Misalnya anda ingin menyampaikan hasil yang menarik dari suatu eksperimen,maka anda dapat mengulang angka-angka yang mendukung hasil akhir eksperimen tersebut, misalnya recognition rate, error-rate.

Yang manapun yang akan anda sampaikan, anda harus membuat alur cerita yang logis, dengan menyampaikan data yang dapat meyakinkan pendengar. Data seperti ini janganlah ditampilkan secara tiba-tiba pada slide yang terakhir, melainkan harus disampaikan pada tengah alur presentasi.

Penyampaian pada slide terakhir harus bersifat hanya sebagai ulangan. Kalau pada slide terakhir tersebut anda justru menampilkan hasil eksperimen yang sama sekali baru dan belum pernah diperkenalkan pada slide sebelumnya, justru akan berakibat membingungkan pendengar dalam menangkap bagian penting presentasi anda.

4.  Pemakaian demonstrasi eksperimen merupakan hal yang menarik. Siapkan beberapa alternatif yang akan didemonstrasikan pada pendengar.

Catatan : tulisan ini dibuat untuk Hasegawa Laboratory, yang salah satu penelitiannya adalah virtual reality (VR). Jadi yang dimaksud “demonstrasi” di sini adalah memperlihatkan cara kerja software yang telah dibuat tentang tema-tema VR, simulasi virtual endoscopy, dan sebagainya. Bisa juga demonstrasi dalam bentuk peragaan alat yang telah dibuat.

Anda dianjurkan agar dalam presentasi (di tengah atau akhir) dapat menyajikan demonstrasi software atau menunjukkan cara kerja alat yang telah dibuat. Demonstrasi yang memakai animasi, moving picture, akan memberikan sentuhan tersendiri yang efektif bagi peningkatan kualitas presentasi. Hal ini akan membuat pendengar lebih yakin atas hasil eksperimen yang telah anda jelaskan.

Jika tujuan presentasi adalah untuk memberikan impresi pada metode, pada bagian demonstrasi, tunjukkan contoh hasil yang memberikan impact kuat atas hasil eksperimen. Jangan lupa, sebelumnya anda perlu jelaskan secara lisan kepada pendengar, bahwa anda akan memperlihatkan sebuah demonstrasi. Hal ini penting karena akan membuat perhatian pendengar terfokus pada demo yang akan anda perlihatkan.

Biasanya cukup 1 jenis demonstrasi saja yang diperlihatkan. Akan tetapi, untuk mengantisipasi terjadinya kegagalan, sebaiknya disiapkan beberapa jenis demonstrasi yang memiliki karakteristik berlainan, sekitar 2 sampai 4. Dengan demikian anda memiliki kesempatan memilih jenis demonstrasi mana yang akan anda sampaikan dengan memperhatikan reaksi pendengar, dan juga ada cadangan sekiranya salah satu dari demonstrasi tersebut gagal. Jika anda masih punya cukup waktu, tentu saja anda dapat memperlihatkan semua demonstrasi yang telah disiapkan.

Agar anda tidak lupa timing untuk memperlihatkan demonstrasi tersebut, bisa juga disiapkan 1 slide dengan tulisan sederhana “video”, sekedar untuk mengingatkan anda bahwa saat tersebut waktunya untuk menampilkan video (atau demonstrasi software) kepada pendengar.

5.  Perhatikan pengaturan waktu/scheduling dalam menyampaikan presentasi. Jika presentasi terasa berjalan lambat, anda perlu untuk meringkas materi yang disajikan.

Biasanya waktu untuk presentasi dibatasi, sehingga untuk menyampaikan materi penelitian, anda perlu memperhatikan pembagian waktu untuk tiap slide. Terutama sekali presentasi di seminar, conference maupun interview pekerjaan, bila presentasi anda melewati batas waktu yang ditetapkan akan berakibat kurang baik pada penilaian.

Jadi, rancanglah pembagian waktu untuk tiap hal yang akan disampaikan. Jika presentasi ternyata berjalan terlambat dari semestinya, ringkaslah bagian-bagian yang dapat diringkas, sehingga presentasi dapat berakhir sesuai pada waktu yang direncanakan. Untuk hal ini, saat anda membuat persiapan presentasi, urutkan prioritas hal yang tertulis pada slide, sedemikian hingga bagian atas pada suatu slide berisi hal yagn paling penting, semakin ke bawah prioritasnya lebih rendah daripada yang di atas. Hal ini akan membantu anda saat harus melewati bagian-bagian yang tidak penting, yaitu yang berada di bagian bawah, agar presentasi selesai tepat waktu.Hal penting yang tidak boleh dilupakan adalah anda harus memperhitungkan terlebih dahulu, waktu untuk memperlihatkan demonstrasi dan waktu untuk tanya jawab.

Selanjutnya, jika hal di atas terjadi dan anda harus men-skip slide, sampaikan pada audience, misalnya “Karena keterbatasan waktu, rencana presentasi ini
sedikit saya ubah….”. (少し予定を変更して…). Hal ini memberikan kesan yang jauh lebih baik daripada anda diam saja saat melewati topik-topik tertentu dalam pembicaraan.

6.  Perlunya berlatih presentasi di depan teman/kolega

Jika seseorang belum terbiasa melakukan presentasi, dan tiba-tiba diharuskan memberikan presentasi pada seminar atau forum resmi, seringkali gagal dikarenakan kata-kata macet di tengah-tengah atau penjelasan yang diberikan ternyata salah. Jika penampilan anda seperti ini, bagaimana pun bagusnya materi yang akan disajikan, kegagalan tersebut akan membuat pihak pendengar presentasi anda menjadi kurang percaya dan sulit untuk menerima argumen anda.

Untuk menghindari kegagalan ini, tidak ada jalan lain kecuali berlatih presentasi berulang kali. Ajaklah teman anda di laboratorium. sebagai sparring partner. Mintalah agar dia bersedia menjadi pendengar, dan berlatihlah seolah-olah anda berada pada situasi formal yang sebenarnya. Sebaiknya teman yang dipilih adalah orang yang terbiasa melakukan presentasi. Dengan demikian, dia cukup berpengalaman untuk dapat melihat sisi-sisi lemah yang perlu dikoreksi, maupun memberikan masukan bagi presentasi anda.

Lakukan latihan ini berulang-ulang sampai teman anda tidak dapat menemukan kelemahannya. Jika anda belum terbiasa melakukan presentasi, sekurang-kurangnya anda harus berlatih tiga kali. Perbaikilah slide anda jika ada kritikan terhadap urutan slide maupun kekuranglengkapan lay out presentasi. Usahakan agar anda dapat merekam latihan presentasi tsb., agar anda dapat meneliti kembali hal-hal mana yang perlu dikoreksi. Karena latihan seperti ini karena makan waktu beberapa hari, maka sebaiknya anda mulai berlatih sejak 3 minggu sebelum hari-H.Salah satu manfaat berlatih presentasi di depan orang ini adalah meningkatkan rasa keberanian dan percaya diri anda. Tidak ada obat untuk menumbuhkan keberanian dan rasa percaya diri selain membiasakan diri berbicara dan berpendapat di depan umum.

7.  Ceklah projector sebelum melakukan presentasi

Tidak ada artinya jerih payah anda menyiapkan slide atau demo software, jika anda tidak dapat mempresentasikannya pada hari H. Jangan sampai presentasi anda gagal hanya gara-gara alat tidak dapat bekerja dengan baik. Untuk menghindari kegagalan semacam ini, sebelum presentasi, periksalah apakah alat-alat tersebut dapat bekerja sebagaimana yang diharapkan.

Jika untuk presentasi tersebut, anda harus meminjam projector, periksalah spesifikasi dan cara instalasinya. Selanjutnya, datanglah lebih awal daripada jadwal presentasi, dan periksalah sekali lagi apakah alat tersebut bekerja dengan benar. Ini untuk mengantisipasi, bila terdapat kerusakan, anda masih memiliki waktu untuk memperbaiki atau mencari alternatif solusi yang lain.